Privacybeleid

Privacyverklaring Westcube Management

Westcube Management BV BV, gevestigd aan Westersingel 109, 2651 CN Berkel en Rodenrijs en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 96923954, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring. In deze tekst noemen we dat "Westcube" of "wij".

Welke gegevens we verwerken en waarvoor

Per onderdeel van onze dienstverlening staat hieronder welke gegevens we gebruiken, waarvoor, op welke grondslag uit de AVG en hoe lang we ze bewaren.

Website en beveiliging

Als je onze website bezoekt, verwerken we je IP-adres, technische gegevens over je browser en de pagina's die je opvraagt. Dat is nodig om de website te tonen en om misbruik, spam en aanvallen tegen te gaan (gerechtvaardigd belang). Tellers die we gebruiken om het aantal verzoeken te beperken, verdwijnen na 2 uur. Formulieren beschermen we met Cloudflare Turnstile; daarvoor ontvangt Cloudflare je IP-adres en browsergegevens zodra je een pagina met zo'n formulier opent.

Contact

Neem je contact met ons op via e-mail, een formulier of telefoon, dan gebruiken we je naam, contactgegevens en je bericht om je vraag te beantwoorden (gerechtvaardigd belang, of het voorbereiden van een overeenkomst). We bewaren dit tot 2 jaar na het laatste contact.

Klanten en relaties

Van contactpersonen bij klanten en organisaties waarmee we in gesprek zijn, bewaren we naam, functie, organisatie, contactgegevens en aantekeningen over onze contacten. We doen dat om opdrachten voor te bereiden en uit te voeren (uitvoering van een overeenkomst of gerechtvaardigd belang). We bewaren deze gegevens tot 2 jaar na het einde van de relatie.

Facturen, betalingen en administratie

Voor facturen en betalingen verwerken we naam, adres en betaalgegevens. Betalingen lopen via Mollie. Onze financiële administratie, waarin ook gegevens van leveranciers en tegenrekeningen in bankafschriften staan, delen we met onze boekhouder en accountant. Deze gegevens bewaren we 7 jaar, omdat de fiscale wetgeving dat verplicht.

Klantportaal en accounts

Heb je een account voor ons klantportaal, dan verwerken we je naam, e-mailadres, je versleutelde wachtwoord en de gegevens die je in het portaal invult, bijvoorbeeld bij een teamintake. Dat is nodig voor de overeenkomst. We bewaren je account zolang het actief is en tot 1 jaar daarna.

Certificering AI-geletterdheid

Neem je deel aan onze certificering, dan verwerken we je naam, e-mailadres, organisatie, je antwoorden, je score en je certificaat. We gebruiken dit om de toets af te nemen, het certificaat uit te geven en je werkgever (onze opdrachtgever) te laten zien wie het certificaat heeft behaald. Uitnodigingen en herinneringen versturen we via Brevo. Een certificaat heeft geen vervaldatum en is online te controleren met de verificatiecode. Daarom bewaren we je naam, organisatie, datum van behalen en verificatiecode 5 jaar na het behalen. Je antwoorden en score bewaren we even lang, zodat we vragen over de uitslag kunnen beantwoorden.

Persberichten

Aan journalisten en redacties sturen we persberichten. Hun zakelijke contactgegevens halen we uit openbare bronnen, zoals de websites van media en LinkedIn. We bewaren naam, e-mailadres, functie, medium en eventueel telefoonnummer, en houden bij of een bericht is afgeleverd, geopend of aangeklikt (gerechtvaardigd belang). De verzending loopt via Brevo. Je kunt je met de link in elk persbericht afmelden; we verwerken dat direct. Daarna sturen we je niets meer en bewaren we alleen dat je bent afgemeld, zodat we je niet opnieuw toevoegen. Wil je dat we je gegevens helemaal verwijderen, laat het ons dan weten.

Nieuwsbrief

Als je je aanmeldt voor onze nieuwsbrief, bewaren we je e-mailadres, het moment van aanmelden en bevestigen, en je IP-adres en browsergegevens als bewijs van je aanmelding. We doen dit op basis van je toestemming. Je kunt je altijd afmelden; je toestemming geldt dan niet meer.

De AI-assistent Mira

Op onze website kun je vragen stellen aan Mira, onze AI-assistent. Wij bewaren deze gesprekken: je berichten, de antwoorden, je eventuele beoordeling, het tijdstip en je IP-adres. We gebruiken ze voor:

• het beantwoorden van je vragen;
• beveiliging: misbruik zoals pogingen om Mira te manipuleren (prompt injection) herkennen, onderzoeken en voorkomen. Daarvoor is het nodig om te kunnen zien wanneer en vanaf welk IP-adres zo'n poging is gedaan;
• het verbeteren van Mira en onderzoek naar de vragen die bezoekers over AI stellen;
• voorbeelden in onze trainingen en bij het bespreken van risico's. Die voorbeelden maken we eerst onherkenbaar: zonder IP-adres en zonder gegevens die naar jou leiden.

Dit doen we op basis van ons gerechtvaardigd belang bij de beveiliging en verbetering van onze dienst. We bewaren de gesprekken zolang ze voor deze doelen nodig zijn en beoordelen elk jaar opnieuw of dat nog zo is. De gesprekken zijn alleen toegankelijk voor de beheerders van Westcube, we koppelen ze niet aan andere gegevens over je en we maken er geen profielen van. Om een antwoord te maken, gaan je berichten naar de aanbieder van het taalmodel dat Mira gebruikt (OpenAI of Anthropic, zie "Met wie we gegevens delen"). Deel daarom geen namen, contactgegevens of gevoelige informatie in de chat. Wil je dat we een gesprek verwijderen, of maak je bezwaar? Laat ons weten op welke dag en ongeveer hoe laat je met Mira sprak, dan zoeken we het op.

Toolbox

Onze gratis tools werken zoveel mogelijk in je browser. Een paar tools hebben onze server nodig:

• Tekst Anonymizer: om namen en adressen te herkennen, gaat je tekst tijdelijk naar onze server. Daar wordt hij alleen in het werkgeheugen verwerkt en direct na het resultaat verwijderd. We slaan de tekst en de koppeltabel niet op, niet in een database, niet in een bestand en niet in een logboek. Het herkenningsmodel draait op onze eigen server; de tekst gaat niet naar een andere AI-aanbieder.
• Website-, AI- en veiligheidschecks: we halen de website op die je opgeeft. Daarbij verwerken we geen persoonsgegevens van jou, behalve je IP-adres voor de bescherming tegen misbruik.
• Beoordelingen: plaats je een beoordeling, dan bewaren we de naam die je opgeeft, je opmerking, je score en je IP-adres. Het IP-adres gebruiken we om misbruik te voorkomen en verwijderen we 1 jaar na het plaatsen.
• Gedeelde diagrammen: een diagram dat je deelt, bewaren we 180 dagen na het laatste bezoek aan de link.

We meten hoe vaak de tools gebruikt worden, zonder persoonsgegevens.

Privacymeting

Vraag je een privacymeting aan, dan gebruiken we je naam, e-mailadres, bedrijfsnaam en website om de meting uit te voeren en er contact over op te nemen. Het resultaat van de meting bewaren we 7 dagen.

Afspraken

Plan je een afspraak met ons, dan gebruiken we je naam, e-mailadres en telefoonnummer om de afspraak vast te leggen en te bevestigen. We bewaren dit tot 2 jaar na de afspraak.

Klantreferenties

Op onze website staan uitspraken van klanten met naam, functie en organisatie. Die plaatsen we alleen met toestemming van de klant, en we halen ze weg als die toestemming wordt ingetrokken.

Back-ups

Van al deze gegevens maken we back-ups op eigen opslag in Nederland, zodat we ze kunnen herstellen na een storing. Back-ups verdwijnen volgens een vaste rotatie; gegevens die we verwijderen, verdwijnen daardoor ook uit de back-ups, met enige vertraging.

Met wie we gegevens delen

We verkopen geen persoonsgegevens. We delen ze alleen als dat nodig is voor het doel, of als de wet het verplicht. Partijen die in onze opdracht gegevens verwerken, zijn met een verwerkersovereenkomst gebonden aan dezelfde zorg als wij. Het gaat om:

• Onze hostingpartij: de servers waarop de website en de applicaties draaien.
• Cloudflare: beveiliging en snelle levering van de website, en Turnstile tegen spam.
• Microsoft: e-mail.
• Brevo: het versturen van e-mails, persberichten en berichten over de certificering.
• Mollie: betalingen.
• OpenAI en Anthropic: de taalmodellen achter Mira en onze AI-functies.
• Google: Google Analytics, alleen met je toestemming.
• Onze boekhouder en accountant: de financiële administratie.

Cloudflare, Microsoft, OpenAI, Anthropic en Google zijn Amerikaanse bedrijven. Gaan gegevens naar de Verenigde Staten, dan gebeurt dat op basis van het EU-VS Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Geautomatiseerde besluitvorming

We nemen geen besluiten over personen die alleen op geautomatiseerde verwerking zijn gebaseerd en die (aanzienlijke) gevolgen voor je hebben. De score bij de certificering wordt automatisch berekend uit je antwoorden; de uitkomst kun je met ons bespreken.

Beveiliging

We nemen passende maatregelen tegen misbruik, verlies en onbevoegde toegang: versleutelde verbindingen (HTTPS), wachtwoorden die alleen versleuteld worden opgeslagen, toegang tot beheerfuncties alleen voor bevoegde medewerkers, bescherming tegen geautomatiseerde aanvallen en regelmatige back-ups.

Jouw rechten

Je hebt het recht om:

• inzage te vragen in de gegevens die we van je hebben;
• onjuiste gegevens te laten corrigeren;
• je gegevens te laten verwijderen, tenzij we ze moeten bewaren, bijvoorbeeld voor de belastingdienst;
• de verwerking te laten beperken;
• je gegevens in een gangbaar formaat te ontvangen of over te laten dragen;
• bezwaar te maken tegen verwerking op basis van ons gerechtvaardigd belang, zoals bij Mira en persberichten;
• je toestemming in te trekken, bijvoorbeeld voor de nieuwsbrief of cookies.

Stuur je verzoek naar [email protected]. We reageren binnen een maand. Om misbruik te voorkomen kunnen we je vragen om aan te tonen dat het om jouw gegevens gaat.

Cookies

We gebruiken functionele cookies en, alleen met jouw toestemming, analytische cookies van Google Analytics. Zonder toestemming laden we Google Analytics niet. Meer hierover staat in ons cookiebeleid.

Wijzigingen

Als onze verwerking verandert, passen we deze verklaring aan. Bij belangrijke wijzigingen laten we dat op de website zien. De datum van de laatste wijziging staat onderaan.

Klachten

Heb je een klacht over hoe we met je gegevens omgaan, neem dan eerst contact met ons op. Komen we er samen niet uit, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.